Documentação, Comunicação, Relações Públicas e Arquivo
Sistemas de arquivo
Qual o normativo recomendado para a conceção e implementação de sistemas de arquivo?
O normativo recomendado é a NP 4438:2005 – Informação e documentação Gestão de documentos de arquivo Parte 1: Princípios diretores, Parte 2: Recomendações de aplicação. Esta norma transpõe para português a norma ISO 15489-1 e 2. Information and documentation – records management.
Quais os diplomas legais que regulam a avaliação, seleção e eliminação de documentos?
Os diplomas que regulam a avaliação, seleção e eliminação de documentos são o Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, e o Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de julho, complementados pelo Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, e pelo Decreto-Lei n.º 93/2007, de 29 de março, e pela Portaria n.º 372/2007, de 30 de março.
Os documentos microfilmados têm a força probatória do original?
Sim, nos termos do disposto no art. 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, as cópias obtidas a partir da microcópia autenticada têm a força do original.
Posso digitalizar documentos de arquivo com vista à eliminação dos originais?
A digitalização é admissível desde que seja aposta uma assinatura eletrónica qualificada a cada documento individual. Todavia, não é aconselhável como substituição de documentos de valor probatório cujo prazo de conservação exceda os 7 anos, porque:
- A assinatura digital confere autenticação (processos externos que se aplicam para assegurar, garantir, reforçar a sua autenticidade), mas não autenticidade (qualidade do documento ser autêntico);
- A assinatura digital atribui autenticação imediata, mas não a médio/longo prazo (7 anos);
- A assinatura digital combina a obsolescência do documento original com a obsolescência da assinatura digital. A assinatura só valida a autenticidade do documento se não for alterado, mas para ser preservado no tempo tem de sofrer alterações (migração, emulação, etc.) que impedem a validação.
O Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de agosto, alterado pelo Decreto-Lei n.º 88/2009, de 9 de abril, não confere a um documento assinado por assinatura eletrónica qualificada mais que valor probatório equivalente a documento particular autenticado e não a documento autêntico.
Apenas as cópias obtidas a partir da microcópia autenticada têm a força do original.
O documento de arquivo eletrónico tem valor probatório?
Sim, desde que cumpridos os requisitos estabelecidos no art. 3.º do Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de agosto, alterado pelo Decreto-Lei n.º 88/2009, de 9 de abril, ou seja:
- O documento eletrónico tem a força probatória de documento particular assinado, nos termos do artigo 376º do Código Civil, quando o conteúdo for suscetível de representação como declaração escrita e lhe for aposta uma assinatura eletrónica qualificada certificada por uma entidade certificadora credenciada;
- Tem também a força probatória prevista no artigo 368º do Código Civil e no artigo 167º do Código de Processo Penal, quando, mesmo que o conteúdo não seja suscetível de representação como declaração escrita, lhe for aposta uma assinatura eletrónica qualificada certificada por uma entidade certificadora credenciada.
Como se formaliza um ato de transferência de documentos?
Deve ser elaborado um auto de entrega que formalize o ato e uma guia de remessa, destinada à identificação e controlo da documentação enviada, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo, quando realizada sob suporte papel, ou sob outras formas de validação aceites para os documentos eletrónicos.
Como se procede a transferências de documentação em suporte papel?
Aquando da remessa os documentos devem encontrar-se organizados e classificados. Os documentos devem ser enviados nos respetivos suportes originais, devidamente acomodados e identificados; devem ser acondicionados em caixas adequadas à sua dimensão, numeradas e identificadas; devem retirar-se todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes e clipes.
