Perguntas Frequentes

PERGUNTAS FREQUENTES

Gestão de Recursos Humanos

As respostas às perguntas frequentes sobre os temas abaixo destacados, encontram-se disponibilizadas nos sítios da DGAEP e do INA.


Pré-reforma

Atualização da base remuneratória da Administração Pública

LOE 2019

Processo de Descongelamento de Carreiras

PREVPAP - Programa de Regularização Extraordinária dos Vínculos Precários na Administração Pública


Aquisição de serviços 2017

LOE 2017

Relações coletivas de trabalho

EPD - Estatuto do Pessoal Dirigente - Lei n.º 2/2004, de 15 de Janeiro

SIADAP Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro

Proteção Social

Exercício de funções públicas por aposentados, reformados e equiparados

Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas

Procedimento Concursal

Recrutamento Centralizado na Administração Pública - INA

Chefes de Equipas Multidisciplinares (17-06-2013)

 

 

 

Documentação, Comunicação, Relações Públicas e Arquivo

Sistemas de arquivo

Qual o normativo recomendado para a conceção e implementação de sistemas de arquivo?

O normativo recomendado é a NP 4438:2005 – Informação e documentação Gestão de documentos de arquivo Parte 1: Princípios diretores, Parte 2: Recomendações de aplicação. Esta norma transpõe para português a norma ISO 15489-1 e 2. Information and documentation – records management.

Quais os diplomas legais que regulam a avaliação, seleção e eliminação de documentos?

Os diplomas que regulam a avaliação, seleção e eliminação de documentos são o Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, e o Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de julho, complementados pelo Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, e pelo Decreto-Lei n.º 93/2007, de 29 de março, e pela Portaria n.º 372/2007, de 30 de março.

Os documentos microfilmados têm a força probatória do original?

Sim, nos termos do disposto no art. 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, as cópias obtidas a partir da microcópia autenticada têm a força do original.

Posso digitalizar documentos de arquivo com vista à eliminação dos originais?

A digitalização é admissível desde que seja aposta uma assinatura eletrónica qualificada a cada documento individual. Todavia, não é aconselhável como substituição de documentos de valor probatório cujo prazo de conservação exceda os 7 anos, porque:

  • A assinatura digital confere autenticação (processos externos que se aplicam para assegurar, garantir, reforçar a sua autenticidade), mas não autenticidade (qualidade do documento ser autêntico);
  • A assinatura digital atribui autenticação imediata, mas não a médio/longo prazo (7 anos);
  • A assinatura digital combina a obsolescência do documento original com a obsolescência da assinatura digital. A assinatura só valida a autenticidade do documento se não for alterado, mas para ser preservado no tempo tem de sofrer alterações (migração, emulação, etc.) que impedem a validação.

O Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de agosto, alterado pelo Decreto-Lei n.º 88/2009, de 9 de abril, não confere a um documento assinado por assinatura eletrónica qualificada mais que valor probatório equivalente a documento particular autenticado e não a documento autêntico.
Apenas as cópias obtidas a partir da microcópia autenticada têm a força do original.

O documento de arquivo eletrónico tem valor probatório?

Sim, desde que cumpridos os requisitos estabelecidos no art. 3.º do Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de agosto, alterado pelo Decreto-Lei n.º 88/2009, de 9 de abril, ou seja:

  • O documento eletrónico tem a força probatória de documento particular assinado, nos termos do artigo 376º do Código Civil, quando o conteúdo for suscetível de representação como declaração escrita e lhe for aposta uma assinatura eletrónica qualificada certificada por uma entidade certificadora credenciada;
  • Tem também a força probatória prevista no artigo 368º do Código Civil e no artigo 167º do Código de Processo Penal, quando, mesmo que o conteúdo não seja suscetível de representação como declaração escrita, lhe for aposta uma assinatura eletrónica qualificada certificada por uma entidade certificadora credenciada.

Como se formaliza um ato de transferência de documentos?

Deve ser elaborado um auto de entrega que formalize o ato e uma guia de remessa, destinada à identificação e controlo da documentação enviada, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo, quando realizada sob suporte papel, ou sob outras formas de validação aceites para os documentos eletrónicos.

Como se procede a transferências de documentação em suporte papel?

Aquando da remessa os documentos devem encontrar-se organizados e classificados. Os documentos devem ser enviados nos respetivos suportes originais, devidamente acomodados e identificados; devem ser acondicionados em caixas adequadas à sua dimensão, numeradas e identificadas; devem retirar-se todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes e clipes.

 

 

Auditoria e Controlo Interno

O que é um Sistema de Controlo Interno?

É o sistema completo de controlos de gestão: financeiro e administrativo, incluindo:

- a estrutura organizacional;

- todos os métodos e procedimentos coordenados, estabelecidos por lei e pela direção de uma organização, de acordo com as metas institucionais, com o propósito de:

  • Salvaguardar os seus ativos e os seus recursos humanos, financeiros e físicos;
  • Assegurar a veracidade, fiabilidade, integridade e oportunidade dos registos contabilísticos e da respetiva informação financeira;
  • Prevenir e detetar fraudes e erros, atitudes de desperdício, abusos ou práticas anti-económicas ou corruptas e outros atos ilegais;
  • Produzir informação financeira fiável e rápida;
  • Cumprir as leis e regulamentos;
  • Assegurar o cumprimento das políticas de gestão adotadas e dos planos e procedimentos da organização;
  • Conduzir e executar as suas atribuições / objeto social, programas, projetos, atividades e funções de uma forma regular, produtiva, económica, eficiente e eficaz; e
  • Produzir informação de gestão relativa aos resultados e efeitos alcançados.

O que é uma auditoria?

Exame metodológico de uma situação, atividade, função, programa ou sistema de uma determinada entidade; por uma pessoa independente e competente; que se assegure da validade material dos elementos que deve controlar; que verifique a conformidade do tratamento dos factos com as regras, as normas e os procedimentos do sistema de controlo interno; tendo em vista exprimir uma opinião sustentada sobre a conformidade global do objeto da auditoria com determinados objetivos, princípios, regras e normas; através de um relatório.

O que é um processo disciplinar?

É o instrumento pelo qual a Administração Pública exerce o seu poder para apurar as infrações funcionais e, consequentemente, aplicar as devidas sanções.

O que é um processo de Inquérito?

É o instrumento que a Administração Pública utiliza com o fim de apurar determinados factos.

 

Programa Orçamental da Economia


Qual é o enquadramento legal e competências da EMPIG ?

Através do Despacho n.º 10834-A/2015, de 29/09, estão elencadas as competências da EMPIG, na dependência direta da Direção desta Secretaria-Geral:

  • Exercer as funções e garantir a atividade da SGE enquanto Entidade Coordenadora do Programa Orçamental da Economia;
  • Assegurar que é prestada por todos os serviços, organismos e outras entidades do ministério, a informação financeira e orçamental, requerida e de reporte obrigatório;
  • Elaborar a Proposta de Orçamento do Estado para o ministério, assegurando a fiabilidade, consistência e coerência da informação;
  • Distribuir fundos disponíveis referentes a receitas gerais do programa orçamental e validação do reporte dos fundos disponíveis efetuado pelos respetivos organismos;
  • Apresentar, mensalmente, a projeção para o conjunto do programa orçamental, incluindo a validação das previsões mensais dos respetivos organismos;
  • Analisar os desvios de execução orçamental, os respetivos riscos para o conjunto do ano, elaborando para o efeito, um relatório mensal de análise do programa;
  • Definir indicadores de economia, eficiência e eficácia do ministério, nomeadamente os respetivos objetivos e metas;
  • Avaliar e reportar o grau de cumprimento dos objetivos do ministério, incluindo as respetivas medidas de política, atividades e projetos;
  • Propor alterações indispensáveis ao cumprimento dos objetivos do ministério, tendo em conta as competências definidas na lei;
  • Emitir parecer prévio sobre a inscrição de novas medidas, projetos e reinscrição de projetos;
  • Emitir parecer prévio sobre questões orçamentais que careçam de autorização do membro do governo responsável pela área das finanças ou do membro do Governo da tutela;
  • Emitir parecer prévio sobre a assunção de compromissos plurianuais:
  • Produzir relatórios e indicadores de execução orçamental do ministério;
  • Colaborar com o Ministério das Finanças (MF), com vista à concretização da orçamentação por programas e à definição do Quadro Plurianual;
  • Preparar o documento técnico de apoio ao relatório com os indicadores de resultados respeitantes à execução do programa orçamental;
  • Elaborar e apresentar o contributo do ministério para a Conta Geral do Estado;
  • Garantir a implementação e execução de medidas globais relacionadas com a informação de gestão, assegurando a articulação com os organismos do ministério;
  • Adequar os sistemas de informação contabilísticos ao sistema europeu de contas;
  • Implementar políticas progressivas de informação e contabilização numa lógica de contabilidade analítica.


Qual o Papel da Entidade Coordenadora do Programa Orçamental ?

O anexo III da circular n.º 1379 de preparação do Orçamento do Estado para 2016 identifica como ECPO do Programa 15–Economia a SGME, competências integradas na EMPIG.

Neste âmbito pretende-se dotar a SGME, através da EMPIG, de mecanismos adequados de controle e acompanhamento da execução orçamental para, em tempo útil, promover as medidas de correção que se entendam necessárias na aplicação dos recursos financeiros disponíveis.

Pretende-se, ainda, criar uma metodologia de acompanhamento e controle da execução orçamental do ME, de acordo com as exigências decorrentes da relação com a Direção Geral do Orçamento (DGO), e da necessidade de uma abordagem eficiente e adequada no tratamento da informação de apoio à gestão de todos os organismos do ministério. O que passará por criar mecanismos de garantia da fiabilidade da informação financeira, análise da qualidade da despesa e respetiva conformidade legal e material.

Consideram-se na esfera da ECPO os serviços e organismos no âmbito da administração central – serviços integrados e serviços e fundos autónomos. Consideram-se ainda, as entidades integradas no setor público administrativo que, independentemente da sua natureza e forma, tenham sido incluídas em cada subsetor no âmbito do Sistema Europeu de Contas Nacionais e Regionais, nas últimas contas setoriais publicadas pela autoridade estatística nacional.


Quais as competências e deveres da ECPO ?

O Decreto-Lei 18/2016, de 13 de abril, estabelece as disposições necessárias à execução do Orçamento do Estado para 2016, aprovado pela Lei  7-A/2016, de 30 de março e no seu artigo 19.º discrimina as competências e deveres dos coordenadores dos programas orçamentais:

  • Apresentar mensalmente a projeção de despesa para o conjunto do programa incluindo a validação das previsões mensais dos respetivos organismos;
  • Analisar os desvios de execução orçamental, os respetivos riscos para o conjunto do ano,  elaborando para o efeito um relatório mensal de análise do programa, nos termos a definir pela DGO;
  • Definir os indicadores de economia, eficiência e eficácia do programa, nomeadamente os respetivos objetivos e metas;
  • Avaliar o grau de realização dos objetivos do programa, incluindo as respetivas medidas de política, atividades e projetos, bem como produzir os relatórios de acompanhamento e controle da execução financeira e material;
  • Propor as alterações indispensáveis ao cumprimento dos objetivos do programa orçamental, tendo em conta as competências definidas na lei;
  • Emitir parecer prévio sobre a inscrição de novas medidas, projetos e reinscrições de projetos;
  • Emitir parecer prévio sobre alterações orçamentais que careçam de autorização do membro do Governo responsável pela área das finanças ou do membro do Governo da tutela;
  • Proceder à repartição regionalizada ao nível de Nomenclatura de Unidade Territorial (NUT II) do programa;

Preparar o documento técnico de apoio ao relatório previsto no artigo 72.º-A da Lei n.º 91/2001, de 20 de agosto, alterada e republicada pela Lei n.º 41/2014, de 10 de julho, aplicável por força do disposto no n.º 2 do artigo 7.º da Lei n.º 151/2015, de 11 de setembro, o relatório com os indicadores de resultados respeitante à execução dos programas orçamentais de acordo com os modelos de relato a disponibilizar pela DGO;

Emitir parecer prévio sobre as alterações orçamentais que careçam de autorização do membro do Governo responsável pela área das finanças ou do membro do Governo da tutela;

Emitir parecer prévio sobre os processos de natureza orçamental das entidades do programa orçamental que carecem de autorização do membro do Governo responsável pela área das finanças.

Caso se verifiquem riscos significativos na execução orçamental o coordenador apresenta um relatório contendo a estratégia de eliminação dos riscos sem recurso à descativação de verbas ou reforço pela dotação provisional.

A entidade coordenadora tem o dever de colaborar com o MF, com vista à concretização da orçamentação por programas e à definição do quadro plurianual.

As entidades coordenadoras procedem até ao segundo dia útil após a comunicação da DGO referida no n.º 4 do artigo 6.º, à distribuição, pelas entidades do respectivo programa orçamental, do limite dos fundos disponíveis do programa orçamental.

As entidades coordenadoras procedem mensalmente, até ao décimo dia útil, à validação dos fundos disponíveis, previstos no artigo 5.º do Decreto -Lei n.º 127/2012, de 21 de junho, alterado pelas Leis n.os 64/2012, de 20 de dezembro, e 66 -B/2012, de 31 de dezembro, reportados pelas entidades do programa orçamental.


Quais as responsabilidades da ECPO no âmbito da preparação do Orçamento do Estado ?

Comunicar à DGO a distribuição dos plafonds por serviço, organismo e EPR, bem como a distribuição do efeito de medidas de consolidação orçamental e o número de efetivos do Programa.

Supervisionar o cumprimento pelos serviços e organismos integrados no Programa das datas e requisitos definidos para o OE, nomeadamente através do acompanhamento, via site da DGO, do estado em que se encontram.

Definir os objetivos, indicadores e metas dos programas.

Assegurar a fiabilidade, consistência e coerência da informação relativa ao programa que coordena. É de ressaltar a importância de serem avaliadas as estimativas relativas aos compromissos para anos futuros.

Coordenar com os serviços as eventuais atualizações da informação, em caso de necessidade de ajustamento do orçamento inicial, tendo em atenção o plafond atribuído ao Programa e as medidas de poupança que incidem sobre o mesmo.

Registar no seu orçamento uma reserva orçamental.

Registar no seu orçamento as transferências financiadas por receitas gerais destinadas às EPR’s do programa e proceder na devida altura à respetiva transferência.


Qual a tramitação das alterações orçamentais ?

Os pedidos e comunicações de alteração orçamental são efetuados, no âmbito da orçamentação por programas, pelas ECPO. Todos os pedidos e comunicações de alteração orçamental devem ser submetidos através dos serviços online da DGO (AO) e ser acompanhados, consoante o caso, do “Ofício de Pedido”, ou do “Ofício de Comunicação”. O ofício deve atestar ter sido a alteração orçamental em causa objeto de despacho favorável da entidade responsável pela sua autorização ou pela sua submissão ao Ministro das Finanças e deve ser assinado com assinatura digital.

Deve ainda ser submetido através dos serviços online da DGO (AO) a informação que colheu o despacho da entidade competente para autorizar a alteração orçamental ou para a submeter a despacho do Ministro das Finanças, assim como o modelo de formulário, podendo ainda juntar quaisquer outros elementos que considerem pertinentes para a análise do processo pela DGO. Estes documentos devem ser enviados em formato protegido.

A DGO notifica a ECPO dos despachos de pedidos de alteração orçamental e da validação das comunicações de alteração orçamental, devendo a ECPO acionar o botão “Tomei conhecimento”. Os documentos que resultam do despacho serão enviados via e-mail para o organismo requerente.

As alterações orçamentais apenas da competência do Ministro da Economia, que foram objeto de despacho de delegação de competências deste , e  que carecem de comunicação à DGO, são as que envolvem:

  • Créditos especiais;
  • Reafectação de dotações financiadas por receitas gerais ou próprias entre serviços;
  • Redistribuição de cativos.


Qual o dever de prestação de informação das entidades que fazem parte do PO 15 ?

Todos os Serviços Integrados (SI), Serviços e Fundos Autónomos (SFA) e Entidades Públicas Reclassificadas (EPR) devem prestar a informação online, procedendo ao registo no suporte informático definido pela DGO, ou ao envio em suporte eletrónico, dando conta às respetivas entidades coordenadoras, na data indicada, os seguintes reportes:

  • Previsão mensal de execução orçamental e análise de desvios;
  • Pagamentos em atraso;
  • Fundos disponíveis (gravação e submissão);
  • Mapa de controlo da execução (Receita e despesa);
  • Mapa de alterações orçamentais (Receita e despesa).

A ECPO tem que apresentar mensalmente uma projeção de despesa até ao final do ano para o conjunto do programa e analisar os desvios de execução relativamente ao programado. Para tal os serviços, organismos e entidades do Ministério terão de registar mensalmente no site da DGO a sua previsão, de acordo com o calendário definido pela DGO.

As Entidades Coordenadoras têm um papel de monitorização, através da validação das previsões mensais, identificação de eventuais necessidades e excedentes e da análise de desvios da execução face ao previsto e respetivos fatores explicativos, obtendo, designadamente, explicações junto dos serviços.

As previsões mensais reportadas servirão para a definição do limite máximo a considerar na determinação dos Fundos Disponíveis de receitas gerais, pela DGO.

Na determinação dos fundos disponíveis, a dotação corrigida líquida de cativos e as transferências ou subsídios com origem no Orçamento de Estado, podem, caso a execução orçamental o justifique, vir a ser objeto de redução, com vista ao cumprimento das metas orçamentais, nas condições a determinar pelo membro do Governo responsável pela área das finanças. Com vista a dar cumprimento ao estabelecido, é comunicado mensalmente pela DGO, o limite máximo a considerar na determinação dos fundos disponíveis.

Cabe à ECPO validar o reporte dos fundos disponíveis de todos os organismos que possuem, à data, pagamentos em atraso.

Os coordenadores dos programas orçamentais efetuam o acompanhamento dos prazos médios de pagamento e reportam a situação, trimestralmente, ao membro do Governo da tutela e ao membro do Governo responsável pela área das finanças.

Os serviços e os organismos da administração direta e indireta do Estado e as empresas públicas com um prazo médio de pagamentos superior a 60 dias são obrigados a divulgar, nos respetivos sítios na Internet, e a atualizar, trimestralmente, até ao fim do mês seguinte ao final de cada trimestre, uma lista das suas dívidas certas, líquidas e exigíveis há mais de 30 dias.
 

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